Seorang staf administrasi memiliki peranan yang penting dalam sebuah perusahaan. Keberadaanya sangat dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan operasional.
Meski seringkali dianggap sebelah mata karena jobdesk-nya yang terkesan tidak menantang dan monoton, menjadi seorang staf admin juga perlu skill dan dedikasi yang tinggi lho.
Staf admin dipahami sebagai sebuah profesi yang bertugas mengorganisir dan memastikan kegiatan yang sifatnya administratif atau ketatausahaan perusahaan berjalan dengan baik dan lancar.
Staf admin akan berkutik dengan kegiatan surat menyurat, pencatatan, menyusun dan memasukkan data, pembukuan, mengatur agenda, menelepon dan hal-hal lain yang sifatnya teknis demi mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Perusahaan sangat membutuhkan posisi staf admin, karenanya pekerjaan ini sangat potensial untuk kamu khususnya yang suka dengan ketelitian dan manajemen yang baik. Berikut 5 tips sukses berkarir sebagai seorang staf administrasi, yuk disimak!
Merancang skala prioritas
Menjadi staf admin, kamu akan sering dihadapkan dengan lembaran dokumen yang perlu disusun, input berbagai jenis data, menelpon dari satu nomor ke nomor lain, dan tugas-tugas lainnya bisa bikin kamu keteteran bahkan nggak kepegang.
Untuk menyiasatinya, kamu perlu menyusun rencana kerja harian berdasarkan skala prioritas. Rencanakan pekerjaan dari yang paling penting dan mendesak, dengan begitu kamu bisa fokus menyelesaikan tanggung jawab utama kamu dan menghindari kegiatan yang mengganggu efektivitas waktu kerja.
Belajar manajemen waktu yang baik
Masih berhubungan dengan poin sebelumnya, ketika sudah menyusun skala prioritas dan merencanakan tugas harian / to-do-list kamu akan lebih mudah mengatur waktu kerja.
Jangan lupakan waktu istirahatmu, gunakan dengan maksimal untuk makan, atau sekedar duduk santai bersama karyawan lainnya.
Manajemen waktu yang baik harus kamu terapkan setiap hari, termasuk saat di luar jam kerja, seperti waktu tidur yang cukup akan membantu fokus kerjamu menjadi lebih maksimal.
Responsif dan komunikatif
Sebagai staff administrasi, di kantor kamu akan berinteraksi dengan banyak orang, baik dari level karyawan sampai atasan dari berbagai divisi.
Untuk berkoordinasi dengan banyak orang membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik dan efektif agar pekerjaan semakin jelas dan terarah.
Di beberapa posisi seperti staff customer service atau staff asuransi, kamu juga dituntut responsif dan kemampuan menyelesaikan masalah dengan baik.
Kontrol emosi yang baik
Staf admin juga bekerja sesuai permintaan dari divisi lain di sebuah perusahaan dan juga customer. Seringkali staf admin dimintai berbagai jenis dokumen yang dibutuhkan karyawan lain, sebagai admin sudah menjadi tanggung jawab kita untuk memberi detail dokumen yang diminta.
Belum lagi berhadapan customer atau melayani vendor perusahaan dengan karakter dan masalah yang berbeda-beda.Karena itu dibutuhkan manajemen emosi yang baik, sifat sabar dan tenang menjadi salah satu kunci sukses sebagai seorang staf admin.
Ketenangan dalam bekerja akan meminimalisir resiko kesalahan administrasi, meningkatkan fokus dan konsentrasi serta mengasah ketelitian.
Bersifat profesional
Kamu nggak selalu ada dalam pengawasan penuh ketika bekerja di kantor, kamu tetap harus bekerja dengan profesional ketika menjadi staf admin.
Agar bisa fokus dan maksimal dalam bekerja, pisahkan urusan pribadi dan urusan pekerjaan. Hal ini akan sangat membantu menyelesaikan berbagai tugasmu dengan lebih efektif dan efisien.
Itu tadi 5 tips sukses buat kamu yang mau menjadi seorang staf admin. Yuk baca tips-tips dan info seputar karir lainnya di aplikasi TopKarir. Tingkatkan juga pengetahuan dan skill kerjamu dengan pelatihan online di TopEdu.
