Setelah meninjau banyak resume dan mengadakan beberapa putaran wawancara, akhirnya Anda menemukan kandidat yang tepat. Di sini Anda, sebagai perwakilan perusahaan menutup kesepakatan dengan surat penawaran kerja (offering letter).
Di bawah ini adalah apa saja yang perlu Anda ketahui tentang membuat surat offering letter yang menarik dan informatif untuk ditawarkan kepada calon karyawan. Meskipun pembuatan offering letter setiap perusahaan mungkin berbeda, namun format umumnya akan memiliki standar yang sama seperti berikut.
Apa saja yang perlu ada dalam surat penawaran kerja (offering letter)?
Surat penawaran memberikan gambaran singkat tentang posisi dan perusahaan yang mencakup detail pekerjaan tertentu, seperti tanggal mulai, gaji, jadwal kerja, dan tunjangan. Karena tidak ada format standar untuk suatu surat penawaran kerja tertentu, Anda setidaknya bisa memasukkan poin-poin sebagai berikut:
Logo perusahaan
Gunakan kop surat resmi perusahaan dengan gambar resolusi tinggi untuk logo perusahaan sebagai bentuk profesionalisme dan keaslian. Ini adalah cara yang baik untuk mendorong calon karyawan agar terus membaca dan mempertimbangkan tawaran Anda dengan serius.
Tanggal dan informasi kontak
Di pojok kiri atas, cantumkan tanggal, nama depan dan belakang kandidat, serta alamatnya seperti berikut:
MM / DD / YYYY
Nama Depan dan Belakang Kandidat
Alamat Kandidat
Kota, Negara Bagian, Kode Pos
Baris salam pembuka
Mulai surat penawaran dengan "Yang Terhormat", diikuti dengan nama depan dan belakang kandidat. Beri mereka selamat dan ungkapkan antusiasme tentang menawarkan pekerjaan dengan kalimat pembuka yang positif dan optimis, seperti:
“Kami sangat senang menawarkan Anda posisi di [Nama Perusahaan]!”
Anda dapat membuat kalimat pembuka Anda formal atau sesantai yang Anda suka, tergantung pada budaya perusahaan.
Rincian pekerjaan
Mulailah surat Anda dengan spesifik tentang posisi, serta logistik kerja. Ini mungkin termasuk jabatan formal dari posisi tersebut, tanggal mulai yang diantisipasi, klasifikasi pekerjaan (penuh atau paruh waktu), lokasi kantor, manajer / supervisor dan deskripsi singkat tentang peran dan tanggung jawab kandidat. Rincian pekerjaan akan memberikan kandidat ide tentang apa yang diharapkan dan membantu mengklarifikasi detail apa pun yang mungkin salah dipahami atau diabaikan selama proses wawancara.
Kontinjensi
Jika tawaran pekerjaan bergantung pada kandidat yang menyelesaikan dokumen tertentu atau melakukan tugas tertentu, sebutkan ini dalam offering letter. Kontinjensi ini mungkin termasuk pemeriksaan latar belakang, tes narkoba, formulir, perjanjian kerahasiaan yang ditandatangani atau pemeriksaan referensi.
Kompensasi
Jelaskan dengan jelas paket kompensasi yang Anda tawarkan. Sertakan rincian spesifik tentang berapa banyak kandidat akan menghasilkan setiap tahun atau per jam, seberapa sering mereka akan dibayar dan metode pembayaran yang tersedia. Anda juga dapat memberikan rincian tentang asuransi, bonus, struktur komisi dan lainnya.
Manfaat
Untuk mendorong kandidat agar menerima tawaran pekerjaan, rangkum secara singkat manfaat utama yang ditawarkan perusahaan. Dalam surat penawaran, Anda dapat menyebutkan secara singkat keuntungan yang menarik, seperti:
- Perlindungan asuransi
- Membayar waktu libur
- Akun pengeluaran fleksibel
- Bantuan pendidikan
- Jam kerja fleksibel
- Opsi bekerja dari rumah
Saat mengirimkan surat penawaran, putuskan apakah Anda ingin mencantumkan tenggat waktu pada penawaran tersebut. Tenggat waktu yang ketat akan menyelamatkan Anda dari kehilangan kandidat lain yang memenuhi syarat jika calon karyawan tersebut memutuskan untuk menolak offering letter yang diajukan. Jika Anda memilih untuk memasukkan tenggat waktu, pertimbangkan untuk memberi kandidat setidaknya satu minggu untuk membuat keputusan yang tepat.
Penutupan
Akhiri surat penawaran Anda dengan mengungkapkan kegembiraan tentang menyambut kandidat ke tim. Berikan informasi kontak jika mereka memiliki pertanyaan, dan sertakan baris untuk ditandatangani oleh kandidat dan tanggal penawaran.
Contoh format offering letter
MM / DD / YYYY
Nama Depan dan Belakang Kandidat
Alamat Kandidat
Kota, Negara Bagian, Kode Pos
[Nama Kandidat] yang terhormat,
Kami dengan senang hati menawarkan kepada Anda posisi [penuh waktu, paruh waktu, dll.] Dari [jabatan] di [nama perusahaan] dengan tanggal mulai [tanggal mulai], bergantung pada [pemeriksaan latar belakang, formulir dan lainnya]. Anda akan melapor langsung ke [nama manajer / supervisor] di [lokasi kerja]. Kami yakin keahlian dan pengalaman Anda sangat cocok untuk perusahaan kami.
Dalam peran ini, Anda akan diminta untuk [menyebutkan secara singkat tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang relevan].
Gaji awal tahunan untuk posisi ini adalah [jumlah rupiah] yang harus dibayar secara [bulanan, tengah bulanan, mingguan, dll.] Dengan [setoran langsung, cek, dll.], Dimulai pada [periode pembayaran pertama]. Selain gaji awal ini, kami menawarkan Anda [diskusikan opsi saham, bonus, struktur komisi, dll. - jika berlaku].
Hubungan kerja Anda dengan [Nama Perusahaan] akan dilakukan sesuai keinginan, yang berarti Anda dan perusahaan bebas memutuskan hubungan kerja kapan saja dengan alasan apapun. Surat ini bukan kontrak atau jaminan kerja untuk jangka waktu tertentu.
Sebagai karyawan [Nama Perusahaan], Anda juga berhak atas program manfaat kami, yang mencakup [asuransi kesehatan, 401 (k), waktu liburan, dll.], Dan manfaat lainnya yang akan dijelaskan lebih detail di [karyawan buku pegangan, paket orientasi, dll.].
Harap konfirmasi penerimaan Anda atas penawaran ini dengan menandatangani dan mengembalikan surat ini sebelum [tanggal kadaluarsa penawaran].
Kami sangat senang Anda bergabung dengan tim kami! Jika Anda memiliki pertanyaan, silahkan hubungi kami kapan saja.
Hormat kami,
[Tanda tangan Anda]
[Nama Cetak Anda]
[Judul Pekerjaan Anda]
Tanda tangan:
Nama yang dicetak:
Tanggal:
Temukan tips karir bermanfaat lainnya dari NU Career. Jangan lupa kunjungi situs resmi NU Career di https://www.nucareer.id/ untuk mencari beragam lowongan pekerjaan terbaik.